Dưới đây là 5 sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp — đặc biệt là doanh nghiệp ngành Dược — cần tránh để quá trình triển khai phần mềm đấu thầu diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả tối đa.
1. Không đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “phần mềm dễ dùng” là đủ. Nhưng dù hệ thống có trực quan đến đâu, nếu nhân sự không được đào tạo bài bản, sẽ xảy ra các vấn đề như:
- Tâm lý ngại sử dụng những phần mềm mới/hệ thống mới vì ngại bỏ thời gian tìm hiểu. Tâm lý lối mòn.
- Nhập sai dữ liệu
- Bỏ sót tính năng quan trọng (nhóm thuốc, hàm lượng, quy cách sản xuất, hoạt chất…)
- Thao tác chậm, không tối ưu
- Phụ thuộc hoàn toàn vào 1–2 người biết dùng
👉 Giải pháp: Xây dựng kế hoạch đào tạo theo từng nhóm nhân sự (thu mua – pháp chế – kinh doanh – kế toán). Đảm bảo “người mới vào” cũng nắm được quy trình.
2. Bỏ qua tích hợp với các hệ thống hiện có
Đây là sai lầm khiến quy trình bị rời rạc và dẫn đến nhập liệu trùng lặp. Doanh nghiệp Dược thường sử dụng nhiều hệ thống như:
- ERP
- Kế toán
- Kho vận
- DMS
- Quy trình GMP – GSP – GDP
Nếu phần mềm đấu thầu không tích hợp được, bạn sẽ mất nhiều thời gian “vá víu” dữ liệu thủ công.
👉 Giải pháp: Ưu tiên phần mềm có khả năng kết nối API, đồng bộ 2 chiều với ERP/Kế toán/Kho để giảm 40–60% khối lượng công việc.
3. Không chuẩn hóa quy trình đấu thầu trước khi triển khai
Nhiều doanh nghiệp "gắn" phần mềm vào quy trình cũ, dẫn đến:
- Quy trình rối rắm
- Phân quyền không rõ ràng
- Workflow bị nghẽn
- Phần mềm phát huy chưa đến 50% khả năng
👉 Giải pháp: Chuẩn hóa quy trình đấu thầu: tiếp nhận gói – nghiên cứu – chuẩn bị hồ sơ – phê duyệt – nộp hồ sơ – theo dõi kết quả. Sau đó mới cấu hình phần mềm.
4. Không xác định rõ vai trò & phân quyền người dùng
Khi phân quyền sai:
- Nhân viên xem được dữ liệu không thuộc phạm vi
- Tài liệu nội bộ rò rỉ
- Quy trình phê duyệt bị tắc
- Phát sinh tranh cãi về trách nhiệm
Đây là rủi ro lớn, đặc biệt với doanh nghiệp Dược vì liên quan nhiều hồ sơ pháp lý.
👉 Giải pháp: Xác định rõ nhóm quyền: nhập liệu – thẩm định – phê duyệt – quản trị. Mỗi bước phải có trách nhiệm cụ thể.
5. Không đánh giá hiệu quả sau triển khai
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng “triển khai xong là xong”. Nhưng nếu không đo lường, bạn sẽ không biết phần mềm đã thực sự:
- Giảm bao nhiêu thời gian xử lý hồ sơ
- Giảm bao nhiêu sai sót
- Tăng tỷ lệ trúng thầu như thế nào
- Nhân sự có sử dụng đều không
👉 Giải pháp: Thiết lập KPI trước và sau triển khai: thời gian chuẩn bị hồ sơ, tỷ lệ lỗi, chi phí nhân sự, số gói thầu tham gia – trúng thầu.
Kết luận
Triển khai phần mềm đấu thầu không khó, nhưng để thành công cần tránh 5 sai lầm “chết người” trên. Doanh nghiệp Dược muốn tăng tỷ lệ trúng thầu, tối ưu vận hành cần:
✔ Đào tạo nhân sự đầy đủ
✔ Tích hợp hệ thống chặt chẽ
✔ Chuẩn hóa quy trình
✔ Phân quyền rõ ràng
✔ Đánh giá hiệu quả định kỳ
👉 Tìm hiểu chi tiết tại:
📍 Website: https://vienchinhtech.vn
📞 Hotline: 0828 168 169
💬 Zalo OA: https://zalo.me/1237556770911620120