Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần đi đúng lộ trình, tránh “vỡ trận” do thiếu chuẩn hóa hoặc lựa chọn hệ thống không phù hợp.
Dưới đây là 7 bước triển khai ERP chuẩn nhất dành riêng cho doanh nghiệp Dược.
✅ Bước 1: Khảo sát – phân tích quy trình theo tiêu chuẩn ngành Dược
Đây là bước quyết định 60% thành công của dự án.
Đội triển khai ERP sẽ làm việc trực tiếp với các phòng ban:
- Kinh doanh Dược
- Kho vận – GSP
- QA/QC
- Sản xuất – GMP (nếu có)
- Kế toán – tài chính
- Đấu thầu thuốc / dự thầu
Mục tiêu:
- Xác định quy trình đang vận hành
- Đối chiếu với tiêu chuẩn GMP – GDP – GSP
- Xác định điểm nghẽn, rủi ro
- Xây dựng phạm vi triển khai ERP phù hợp
✅ Bước 2: Thiết kế giải pháp (Blueprint) – Chuẩn hóa quy trình Dược
Sau khảo sát, đơn vị triển khai ERP sẽ xây dựng tài liệu Blueprint gồm:
- Sơ đồ quy trình chi tiết
- Danh mục dữ liệu chuẩn hóa (DM thuốc, tiêu chuẩn chất lượng, COA, lô – hạn)
- Quy định kiểm soát chất lượng
- Quy tắc hạch toán kế toán Dược phẩm
- Luồng phê duyệt theo vai trò
Đây là “xương sống” của toàn bộ dự án.
✅ Bước 3: Tùy chỉnh hệ thống ERP theo đặc thù ngành Dược
Doanh nghiệp Dược có các yêu cầu đặc biệt mà ERP thông thường không đáp ứng ngay:
- Quản lý lô – hạn – nhiệt độ bảo quản
- Theo dõi COA, GMP, GDP, hồ sơ chất lượng
- Cross-check lô trong xuất – nhập – tồn
- Quản lý chiết khấu theo sản phẩm / kênh phân phối
- Quản lý giá kê khai, giá trần, giá đấu thầu
Giai đoạn này sẽ tùy chỉnh module để phù hợp 100% với môi trường Dược.
✅ Bước 4: Tích hợp hệ thống (ERP – Đấu thầu – Kho – CRM – Kế toán)
Để vận hành hiệu quả, ERP ngành Dược phải kết nối được với:
- Phần mềm đấu thầu
- Phần mềm kho GSP
- Hệ thống kế toán
- CRM bán hàng
- Phần mềm quản lý QA/QC
- Cổng kê khai Bộ Y tế (nếu doanh nghiệp có nhu cầu)
Mục tiêu: tránh nhập liệu nhiều nơi, đồng bộ dữ liệu chính xác, giảm sai sót.
✅ Bước 5: Đào tạo – chuyển giao cho từng bộ phận
Đặc thù Dược có nhiều phòng ban, vì vậy đào tạo phải theo module:
- Đào tạo kho GSP về quy trình xuất – nhập – kiểm soát lô
- Đào tạo QA/QC về chứng từ COA – GMP – batch record
- Đào tạo kinh doanh về quản lý giá, đơn hàng, quota
- Đào tạo đấu thầu về đồng bộ dữ liệu thuốc và hồ sơ
- Đào tạo kế toán theo chuẩn hạch toán ngành
Đây là bước quan trọng nhất để ERP được vận hành mượt mà.
✅ Bước 6: Chạy thử – kiểm thử (UAT)
Giai đoạn chạy thử giúp doanh nghiệp:
- Kiểm tra độ chính xác dữ liệu
- Đo hiệu suất vận hành
- Sửa lỗi phát sinh
- Test toàn bộ quy trình 1–2 tháng trước khi Go-live
ERP chỉ được Go-live khi 95–100% quy trình chạy ổn định.
✅ Bước 7: Go-live – vận hành chính thức & cải tiến
Sau khi vận hành chính thức:
- Theo dõi hiệu quả 30–60 ngày
- Điều chỉnh quy trình nếu cần
- Bổ sung báo cáo quản trị
- Tối ưu hóa theo thực tế doanh nghiệp
ERP ngành Dược không phải “triển khai xong là hết”, mà cần cập nhật liên tục theo quy định mới của Bộ Y tế và thay đổi trong mô hình kinh doanh.
⭐ ERP ngành Dược đem lại những giá trị gì?
✔ Giảm 30–50% sai sót vận hành
✔ Chuẩn hóa toàn bộ quy trình theo GMP – GDP – GSP
✔ Kiểm soát chặt lô – hạn – COA – hồ sơ pháp lý
✔ Giảm 40% thời gian xử lý đơn hàng & chất lượng
✔ Tăng hiệu suất kho – QA/QC – kinh doanh
✔ Hỗ trợ đấu thầu thuốc chính xác hơn
🔵 Giải pháp ERP Dược được khuyến nghị: Viễn Chinh Tech
Hệ thống ERP của Viễn Chinh Tech được phát triển chuyên biệt cho doanh nghiệp Dược – Thiết bị y tế, với các module:
- ERP quản lý kho GSP
- ERP sản xuất theo chuẩn GMP
- Quản lý COA, GMP, hồ sơ chất lượng
- Tích hợp trực tiếp phần mềm đấu thầu Dược
- Báo cáo phân tích theo DO – LO – tồn kho – giá thầu
Phân quyền & kiểm soát bảo mật
Viễn Chinh Tech là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp Dược quy mô vừa và lớn đang muốn chuẩn hóa toàn bộ vận hành.